АВТОРСКИЕ КОЛОНКИ ЕЛЕНА СЕРГЕЕВА

«Часть корабля, часть команды»

 

Про командообразование и поиск идеальных людей для реализации любого проекта, в том числе и мероприятий, написано немало книг, статей, да и чего только нет. Часто бывает, что основная команда, работающая над мероприятием может состоять из 2-3-4 человек, но ошибочно думать, что их хватит для проведения среднего по масштабам события от нескольких сотен до 1500-2000 человек. Поэтому в этом посте хочу рассказать вам об очень важных людях, которые часто остаются “за кадром”, но без которых мероприятие конечно может случиться, но уровень его будет оставлять желать лучшего.

 

Итак, без кого же совсем не обойтись организатору на площадке? В этом посте поделюсь своим опытом работы с волонтерами.

Стоит со всей серьезностью отнестись к выбору людей на эту позицию. Они не только будут в каком-то смысле лицом вашего мероприятия, но и помогут вам “развязать руки” как организатору, освободят от большей части задач, оставив вам главную роль контролера процесса и “хозяина вечеринки”. Важен подход, где волонтер — это человек, выполняющий определенный круг назначенных задач, о которых вы заранее договорились. Ключевые качества — ответственность, доброжелательность, любовь к людям (хотя бы на время вашего ивента) и живой интерес к вашему событию.

3a 4

Давайте разберем на примере фестиваля «Путевое дело», что может делать волонтер на площадке и как заранее понять, сколько людей вам нужно.

Определяем зоны ответственности и направления:

  • Работать со спикерами. Встретить, прозвонить, показать площадку и место/зал выступления, вручить бутылку воды,
  • Встречать гостей. Сюда определяем самых веселых и улыбчивых экстравертов, готовых не одну сотню раз за день повторить одно и тоже, не превращаясь в робота,
  • Отслеживать тайминг выступлений. Если несколько залов и важно выдержать синхронность и пунктуальность + управление техникой на случай, если нет отдельного технического специалиста (по 1 человеку на зал),
  • Контролировать общую обстановку и разные бытовые детали — чистота, своевременный вынос мусора, питьевая вода и много разных мелочей,
  • Помогать гостям рассаживаться в зале, выставлять дополнительные стулья, координировать гостей на площадке.

При этом стоит помнить, что волонтеры не личные куклы Карабаса-Барабаса, и могут захотеть уйти пораньше, вообще не дойти по каким-либо причинам, пойти на обед или по своим важным делам. Поэтому, по возможности, ищем помощников в количестве с некоторым запасом. А как и где их искать, спросите вы?

Поиск волонтеров

Для начала стоит ответить на главный вопрос: почему человек захочет помогать вам/вашему мероприятию? Помимо друзей и знакомых, которые готовы поддержать вас на разных жизненных этапах или просто по просьбе, можно ли привлечь людей со стороны, особенно если мероприятие проходит в первый раз? Самой простой и очевидной мотивацией для волонтера в обмен на помощь на ивенте, конечно же, является возможность его бесплатного посещения, ну и, может, еще какие полезные ништяки в комплекте. Второй по значимости причиной может стать желание приобрести опыт в ивентах в целом, каком-то конкретном направлении или, о радость, желание поучиться именно у вас, потому что харизма, опыт, личный бренд или чего-нибудь еще.

1

Ну тут все понятно, скажете вы. А если у меня бесплатный ивент? Какая тут мотивация?

А теперь на время прекращаем видеть мир под своими фильтрами и готовимся удивляться и верить в чудеса. Это до сих пор удивительно, но очень много… Нет, не так… Очень, очень, очень много людей готовы вам помогать просто так, потому что им нравится идея вашего события, они хотят быть с ним сопричастны или вы их об этом просто попросили (а иногда и все сразу). Мы часто боимся просить помощи, считаем, что это неудобно, — “Все сама” или “Да и вообще, кому это надо”. Надо просто выйти из этой “зоны дискомфорта” и совершить простое действие — попросить (вот вам и элементы тренинга личностного роста заодно за 1 день без вложений и смс). Где просить?

Если у вас есть страничка мероприятия в соц.сетях, то можно написать честный пост о том, что нужно будет делать, что вы за это сможете дать (если ничего, то тоже так и написать, но еда и фирменная футболка вполне себе бонус) и указать кому писать, чтобы направить энергию пользы в нужное русло.

Второй вариант — рассылка запроса по вашей email-базе регистраций (будем считать, что вы ее собираете). Когда на московский фестиваль «Путевое дело» требовалось много волонтеров, я отправила простое письмо по базе регистраций и получила много откликов и желания помочь, многим потом пришлось отказать (предварительно, конечно, искренне поблагодарив). Ну а если во встрече тишина, базы нет, то стоит разместить запросы в специализированных сообществах по волонтерству или студенческих организациях, где можно подобрать целую команду с куратором.

2

В день мероприятия

Волонтеров стоит собрать пораньше: рассказать им о событии, идее, общем концепте и деталях дня, познакомить с основной командой, раздать распечатанный тайминг/программу/сценарий, собрать контактные телефоны на всякий случай (и дать свой или того, кто будет курировать) и провести с ними короткий и четкий инструктаж:

  • распределить зоны ответственности,
  • рассказать круг обязанностей каждому и дать практически пошаговые инструкции,
  • пояснить, к кому по каким вопросам идти и обязательно рассказать, что делать в нестандартных ситуациях
  • какие вопросы волонтер ни в коем случае не должен решать самостоятельно. Например, обрабатывать негатив от гостя, пытаться решить вопросы от имени организатора или разрулить конфликт.

Мой первый опыт работы с целой командой волонтеров получился настолько удачным, что я еще много дней спустя после фестиваля не могла поверить, что на помощь пришли такие замечательные люди всех возрастов, суперответственные и четкие в работе. Мне оставалось только держать “руку на пульсе”, общаться с гостями и даже в каком-то смысле отдыхать и наслаждаться происходящим на своем собственном мероприятии.

5

И напоследок еще несколько важных моментов:

  • В начале своих мероприятий я всегда стараюсь взять 5 минут на приветственное слово. В том числе, чтобы рассказать о том, что в зале есть люди, которые будут помогать нашим гостям весь день по любым вопросам.
  • Самый простой и бюджетный способ выделить волонтера из толпы гостей — заказать заранее футболки с логотипом мероприятия. Не забудьте уточнить заранее размеры.
  • Обязательно кормите всех, кто помогает вам на мероприятии (даже если в вашем собственном организме с раннего утра до позднего вечера не было ничего кроме кофе), другие люди не должны страдать. Тем более, что голодные люди редко бывают добрыми. Если мероприятие совсем без бюджета, то найти бартерного партнера для благих целей в виде хорошей пиццерии обычно не составляет труда (только перед заказом уточните вкусовые пристрастия ваших помощников, чтобы случайно не заказать 10 мясных пицц для команды вегетарианцев).
  • Благодарите! В течение дня, после события и потом, в постах и рассылках, поименно каждого, кто вам помогал, был рядом с вами и жил вашим ивентом. Благодарите искренне, по-настоящему.
  • И не переставайте верить в чудеса и в людей! По каким-то неписанным законам Вселенной, когда вы делаете действительно полезное и нужное событие, оно, в свою очередь, притягивает хороших людей.
comments powered by HyperComments
Елена Сергеева
Основатель проекта и организатор фестиваля о путешествиях и удаленной работе "Путевое дело" (который прошел в СПБ, Москве и Казани и собрал около 5000 человек), организатор и промоутер серий лекций, тематических встреч, тренингов и концертов, автор и ведущая подкаста "Путевое дело" и соавтор сообщества для обмена опытом с организаторами "Все об event индустрии, йоу"