АВТОРСКИЕ КОЛОНКИ ЕЛЕНА СЕРГЕЕВА

Как найти бесплатную площадку под мероприятие?

 

Какой организатор не мечтает о полных залах на его мероприятии и при этом, желательно, с минимальными затратами, а еще лучше — просто символическими? Можно ли все это перенести из сказочного сна в свою реальность, независимо от погоды, фаз Луны и большого разнообразия других событий? Я поделюсь своим опытом на реальных примерах, а выводы делайте сами.

 
В июне 2015 года в Петербурге был придуман фестиваль о путешествиях и удаленной работе “Путевое дело”. На старте было сильное желание протестировать идею события, а задача реализации усложнялась полным отсутствием бюджета и бесплатным входом для участников. Сама себе вызов бросила, сама приняла. А дальше начались активные поиски временного дома для фестиваля вместимостью примерно на 600 человек. Стоит сразу сказать, что неформальная атмосфера фестиваля не подразумевает проведение в конференц-залах и деловых пространствах, потому поиски были направлены в сторону немногочисленных креативных пространств Петербурга. И спустя примерно неделю поисков и экскурсий по старинным особнякам, бывшим заводам и разным ДК, был найден подходящий вариант в виде свежеоткрывшегося креативного кластера.

v_rassylku

И вот он тот момент, когда откроется секретный секрет избранных гениальных переговорщиков!
На самом деле нет. Потому что секретного секрета нет. Для достижения успеха в договоренностях с площадкой важно понимать 2 простые основные вещи:

  • Подумать, чем ваше событие может быть полезно площадке кроме денег (предприниматели любят это называть стратегией win-win). Подготовить конкретное предложение (в виде списка, перечня или чего угодно), где будут отражены не только ваши выгоды, но и выгоды площадки. Что это может быть? Как минимум, аудитория вашего проекта и посетителей площадки должны совпадать. Это уже половина успеха. Дополнительными аргументами в пользу бартерного партнерства могут быть: широкое освещение события с упоминанием площадки в городских и тематических СМИ и в вашей рекламной кампании, массовость мероприятия, свежий формат или интересный концепт события. И конечно же, не забывайте ставить акцент на том,что у вас бесплатный вход и некоммерческая направленность мероприятия (если это так). Казалось бы, разве это может быть полноценной заменой денег для площадки, тем более молодой? Как ни странно, но это работает. И все потому, что есть пункт №2.
  • Площадка (особенно новая) заинтересована в вашем мероприятии не меньше, чем вы в ней. Помним про этот пункт во время общения и ведем переговоры не из позиции просящего, а на уровне взаимовыгодного партнерства.

И не стоит совсем исключать тот факт, что на площадке работают живые люди, и, возможно, им будет интересно поддержать ваш крутой ивент и принять его в своих стенах просто, потому что он действительно классный, полезный и вообще про мир во всем мире.

Итак, на площадке с готовностью согласились принять наше событие, но радоваться пока рано. Стоит разузнать обо всех технических возможностях места, уточнить о наличии необходимой мебели и оборудования. Часто случается, что чего-то не хватает или нужное вовсе отсутствует. В этом случае нужно позаботиться об оснащении самостоятельно, а это дополнительные финансовые или временные расходы (или и то, и другое). Тут на помощь могут прийти бартерные партнеры, спонсоры или друзья-коллеги, но это тема для отдельного поста. А пока просто стоит держать этот нюанс в голове и взвешивать все за и против.

Второй чуть менее выгодный вариант партнерства с площадкой — условно бесплатная аренда с оплатой себестоимости расходов.

После удачного старта фестиваля, через 4 месяца мы решили отправить его в небольшое турне по России и провести не только в Петербурге, но и в Москве и Казани. Условия реализации при этом сохранялись, и возможности брать большие площадки за полную стоимость аренды по-прежнему не было. При этом было задумано собрать уже 1000-1200 гостей. В Петербурге оказалось не так много больших площадок, подходящих всем нашим условиям, и выбор остановился на просторном особняке 19 века, который в тот момент находился в ремонте. Руководствуясь принципами, о которых я написала выше, с площадкой мы договорились на аренду 2 этажей с самыми большими залами за символические 20 000 рублей. Чтобы компенсировать эти расходы, в программу фестиваля мы добавили зону фудкорта, продали партнерам с едой и кофе места и создали дополнительную ценность и атмосферу для гостей мероприятия (и попутно протестировали одну из возможностей монетизации события).

Дальше в нашем гастрольном турне значилась Казань. Там площадку пришлось выбирать удаленно, но выбор оказался удачным. В Казани фестиваль разместился в просторном лофте коворкинга. В этом случае ключевыми аргументами в общении с площадкой были массовость события и совпадение целевой аудитории. Часть аудитории фестиваля — фрилансеры и молодые предприниматели, для коворкинга они потенциальные арендаторы рабочего места в их пространстве.

EvUnFSbBIg4

Автор фото: Мансур Ахметшин

И самый интересный квест по решению задачи нас ждал в Москве. Несколько месяцев поисков вначале не увенчались успехом, самое выгодное, что удалось найти — это аренда культурного центра за 70 000 рублей с применением всевозможных скидок. Но в Москве тоже возможны чудеса (особенно под Новый год). Когда, по ряду причин за 10 дней до мероприятия нам пришлось сменить площадку (об этом стоит тоже написать отдельный длинный пост), удалось найти помещение мечты за символические 15 000 рублей. Да-да, в Москве и за 10 дней до фестиваля в разгар декабря! Владельцы площадки компенсировали остальную часть своих расходов продажей еды в своем кафе и проведением дизайнерского маркета в зонах нашего фестиваля. Таким образом, гости фестиваля получили дополнительную ценность, площадка — большое количество аудитории и выручку от продаж еды и товаров, а мы символическую стоимость аренды и тестирование еще одной возможности монетизации и, не побоюсь этого слова, коллаборации с другими проектами.

R6gJdOyF7UA

Автор фото: Мария Рыбина 

“Не, ну тут все понятно, — скажете вы, — мероприятие же бесплатное! А что делать когда событие коммерческое? Реально ли в этом случае получить выгодные условия аренды?”
Этот вопрос возник и в моей голове. И раз он возник, то пора искать ответ. Поэтому весной 2016 года, когда появилась задумка проведения антилекций и интенсивов по обмену опытом с другими организаторами событий, было решено протестировать этот подход в случае с платными мероприятиями до 100 человек. И это снова сработало! Алгоритм остался прежним: находим подходящие недавно открывшиеся в городе площадки, которые нуждаются в аудитории. А какая площадка откажется от организаторов событий в количестве 50-100 человек, своих потенциальных клиентов?!

-3oYpnpIv70

Автор фото: Евгения Анисимова

При этом не стоит думать, что какая-то из сторон процесса эксплуатирует другую. Здесь отлично срабатывает все тот же принцип win-win. Для нас — бесплатная площадка. Для площадки — новая необходимая ей аудитория, наши дополнительные рекламные возможности — рассылки, посты и личные рекомендации, и возможность взаимодействия с аудиторией (например, через экскурсии, продажи в кафе или покупки в местных магазинчиках). Для участников-организаторов — новая потенциальная площадка и экономия времени на просмотр, потому что площадку и администрацию сразу можно увидеть в “деле”.

Теперь вы увидели на примерах, что нет никаких секретных секретов и тайных действий в получении выгодных условий для вашего мероприятия. Есть:

  • Принцип партнерского подхода,
  • Общение на равных. Помните, что вы с площадкой одинаково нужны друг другу,
  • Конкретное предложение от вас с выгодами для всех сторон,
  • Немного веры в чудеса и невозможное, которые обязательно сделают свое дело.

Да прибудет с нами бесплатная площадка!
Буду рада вашей обратной связи в комментариях о полезности поста и вашему опыту по взаимодействию с площадками.

j_9zxD2vU4U

Автор фото: Мария Рыбина

comments powered by HyperComments
Елена Сергеева
Основатель проекта и организатор фестиваля о путешествиях и удаленной работе "Путевое дело" (который прошел в СПБ, Москве и Казани и собрал около 5000 человек), организатор и промоутер серий лекций, тематических встреч, тренингов и концертов, автор и ведущая подкаста "Путевое дело" и соавтор сообщества для обмена опытом с организаторами "Все об event индустрии, йоу"