СТАТЬИ

Как ничего не забыть: план организации мероприятия

 

В этой статье разберём, что такое идея мероприятия, можно ли получить прибыль, даже если у вас бесплатный вход, где взять интересные фишки, как собрать команду мечты и ничего не забыть.

С чего начнём? Конечно, с идеи.

 

Идея мероприятия

pen-idea-bulb-paper

Вы задумали интересный фестиваль и уже рисуете в мыслях афишу? Стоп. Для начала нужно решить, зачем организовывать это мероприятие, а именно — определиться с аудиторией, её размером, понять, платежеспособна ли она. Это можно проверить в соцсетях. Исходя из полученных данных, решаем, каким будет мероприятие:

  • Платным или бесплатным.

  • По масштабу: на 100-200 человек, 1000 человек, или это будет мероприятие городского масштаба.

 

Варианты монетизации

Если вы собираетесь заработать, сразу решите, как будете это делать:

  • Платный вход.

  • Продажа мест мастерам или продавцам. Например, вы организуете ярмарку и продаёте место мастеру, который представит свою продукцию.

  • Привлечение спонсоров и партнеров.

Подумайте, у кого есть интерес прорекламировать что-то этой аудитории.

 

Программа мероприятия

Чем больше интересного контента вам удастся включить в программу, тем большее количество людей вы привлечете. В рамках одного фестиваля может быть очень много блоков: ярмарки, мастер-классы, концерты, лекции и не только. Так вы сможете значительно увеличить охват, привлечь не одну целевую аудиторию, а несколько. Вспомните, например, фестиваль «ВКонтакте» в Санкт-Петербурге: из-за насыщенной программы туда пришли и школьники, и подростки, и взрослые люди, и даже целые семьи.

 

Больше интересных фишек

Fishki-nastalgiya

Источник фото: vilingstore.net

Помимо обширной программы обязательно должна быть классная фишка, а лучше — не одна. Например, конференция про SMM становится особенной, если провести её в мультимедийном зале, когда всё происходящее отображается на стенах и на полу. А джазовый концерт на крыше с видом на закат выглядит привлекательнее обычного концерта в зале.

Итак, в качестве фишек можно использовать:

  • Необычные особенности площадки.

  • Хэдлайнера, которого все знают.

  • Визуальный ряд.

  • Ещё что-нибудь, что придумаете именно вы.

 

Как проверить идею на адекватность?

Прежде чем механизм будет запущен, проверьте вашу идею. Это можно сделать двумя способами.

  • Опросить респондентов, которые являются целевой аудиторией. Нравится ли им? Пошли бы они на такое мероприятие? Это покажет заинтересованность аудитории.

  • Спросить у профессионала, крупного организатора с опытом (особенно актуально для начинающих).

 

Подготовка плана подготовки

Вам нужно будет собрать команду, найти площадку, провести рекламную компанию, сделать сайт и печатную продукцию, провести работу с партнёрами и успеть ещё очень много вещей. Плюс непредвиденные обстоятельства. Если кажется, что на отрисовку афиши нужен 1 день, смело закладывайте неделю. И так с каждым пунктом. Это поможет уложиться в сроки.

 

Как ничего не забыть?

kk

Не держите всё в голове, ведите список дел в одном месте. Желательно, в Google Docs. Вся необходимая информация будет по одной ссылке, а не в бесконечных чатах и почтовых сообщениях. Время от времени занимайте позицию вечно недовольного и придирчивого человека. С этим настроением проверяйте сценарий мероприятия от начала до конца. Это поможет обнаружить неочевидные промахи.

 

Визуальная упаковка

Когда идея и план разработаны, пора наконец-то всё это визуализировать. Если вы не дизайнер, привлеките профессионала. То же касается презентации для партнёров или карты мероприятия.

 

ТЗ дизайнеру

Помните, что дизайн — это решение вашей визуальной задачи. Подумайте, что хотите получить, и только потом составьте грамотное задание для дизайнера. Четко опишите, что именно должно быть на афише или листовке.

  • Дата, место, время, адрес, номер телефона, ссылки на соцсети, почта.

  • Какой будет текст? Кто и где увидит эту афишу? 

  • Установите дедлайн, предусмотрите запас по времени.

  • Обговорите размер готового материала (А4, А5 и т. д.).

  • Хвалите вашего дизайнера. Не забывайте показывать коллегам по команде, что вы их цените.

 

ТЗ копирайтеру

Вы можете заказать хороший текст у профессионального копирайтера за ту же 1000 рублей и потом видоизменять его под свои нужды.

Либо написать текст самостоятельно.

В любом случае учтите, что сейчас все смотрят картинки и видео, а большие тексты не любят. Поэтому:

  • Не пишите огромные тексты.

  • Перечислите все самое главное в первом предложении.

  • Не нахваливайте себя.

  • Поставьте побольше ссылок для дополнительного ознакомления.

 

Про деньги и про смету

coins-currency-investment-insurance

Заведите отдельный гугл-файл для сметы, обозначьте пункты «Аренда площадки», «Гонорары артистов», «Печатная продукция», «Дизайн» и другие. Сделайте отдельную вкладку для партнёров. Ведите подробный учёт в одном месте.

Если ни разу не делали подобное мероприятие, поищите в сети пример сметы. Так вы можете обнаружить вещи, о которых не подумали.

 

Командная работа

Иметь свою сформировавшуюся команду, где каждый знает, за что отвечает, бесценно. Ниже советы для тех, кто набирает людей.

  • На каждую задачу — 1 ответственный человек.

  • Если возникает новая задача, за ней снова закрепляется определённый человек. Иначе никто не сделает.

  • Нужно обговорить заранее все условия сотрудничества.

  • Иногда люди просто уходят из проекта (заболели, забыли, не интересно), это нормально.

  • Узнавайте больше о том, как управлять. Прочитайте, например, книгу Ицхака Адизеса «Идеальный руководитель».

 

Как найти подрядчиков

  • Искать через знакомых — это просто и безопасно.

  • Не стесняйтесь спрашивать у человека примеры работ.

  • Если нашли в сети, смотрите отзывы клиентов, а лучше — спрашивайте у клиентов, устроило их качество работы или нет.

  • Используйте сервисы по поиску работников.

  • Обратите внимание на волонтёров.

 

Площадка для мероприятия

При выборе площадки руководствуйтесь следующими критериями:

  • Прежде всего, площадка должна подходить под концепцию.

  • Посмотрите, где проходят события, похожие на ваши. Это можно сделать «ВКонтакте», на KudaGo и не только.

  • Самое простое — взять площадку в аренду, лучше договориться сделать это бесплатно. Есть два способа. Первый: процент со входа, когда 80% прибыли вы забираете себе, а 20% отдаёте площадке (70 на 30 — тоже распространённый вариант). Второй способ актуален, если это, например, бар. Тогда вы забираете деньги со входа, а площадка — прибыль с бара.

  • Бесплатно — не всегда хорошо. Вероятнее всего, будет либо невыгодная дата (например понедельник), либо непопулярное место (новое или простаивающее).

 

Когда площадка выбрана, обратите внимание на следующие детали:

 

  • Кто делает афиши? Возможно, у места есть свой арт-директор, или они делают афиши сами.

  • Время работы площадки, наличие мебели и аппаратуры, кондиционера — всё это нужно уточнить заранее.

  • Что с браслетами на вход?

  • Кто платит звукорежиссёру, билетёру, охраннику. Здесь можно привлечь друзей или волонтёров.

 

Мы перечислили лишь основные пункты, на которые стоит обратить внимание при организации мероприятия event-менеджеру. Есть еще много важных моментов, которым нужно уделить внимание. Например, помнить про интеллектуальную собственность, а также уделить внимание продвижению мероприятия.

 

comments powered by HyperComments
Екатерина Иванова и Александра Новикова
менеджеры в KudaGo