НОВОСТИ

Конференция EVEconf 2016: как это было

В конце апреля в конгресс-центре «Технополис Москва» прошла II EVEconf — конференция от KudaGo для организаторов событий. Если описать EVEconf в цифрах, то получится так: 3 дня, 3 площадки, более 350 участников. И 82 спикера, которые делились секретами event-индустрии, размышляли о тенденциях рынка и давали профессиональные советы. Сотни полезных контактов, связей, идей и перспективы. Как нам это удалось? Расскажу обо всем по порядку.

История создания

Большая конференция выросла из маленького лектория. Этот формат  придумали, чтобы ближе общаться с  клиентами — настоящими и будущими. Ведь основные клиенты KudaGo — организаторы мероприятий. Условно их можно разделить на два типа — «акулы» и новички.

Первые — профессионалы с многолетним опытом, которые знают все event-тайны. Чаще всего они руководят отделами в крупных компаниях или имеют свой бизнес.

Вторые — люди с опытом менее 3-х лет, которые нигде не учились профессиональной организации мероприятий. Поэтому они часто не знают, как эффективно продвигать события, оптимизировать рабочие процессы, соблюдать все юридические тонкости и выстраивать отношения с государственными структурами. И таких людей немало.

Мы решили, что ситуацию нужно менять. И стали проводить лекции и встречи, где выступали эксперты индустрии, организаторы крупных мероприятий и представители сервисов для организаторов. За полгода через лекторий KudaGo прошло 700 посетителей. Стало очевидно, что такой образовательный формат более чем востребован. И тогда мы придумали — устроим масштабную конференцию, на которой «акулы» и новички встретились бы. Так появилась EVEconf.

3

Первая конференция

EVEconf за номером один прошла в мае 2015 года в креативном пространстве «Люмьер-Холл» на Красном Октябре. Тогда мы делали упор на маркетинг и приглашали тех, кто занимается именно продвижением событий. На конференции выступили 42 спикера, среди которых: Александр Шумович (Eventum Premo), Феликс Зинатуллин («ЦереброТаргет»), Александр Кушнир («Кушнир Продакшн»), Ева Габулова (AXIS), Андрей Клюкин («Дикая Мята»), Алексей Манихин (Prime Time Forums), Илья Балахнин (Paper Planes).

Подбор спикеров оказался удачным — после первой EVEconf мы получили много восторженных отзывов и твердо решили продолжать.



Часть вторая

Подготовка ко второй конференции началась за три месяца. В команду организаторов вошло 3 специалиста KudaGo и 4 внештатных помощника. Мы проанализировали обратную связь от участников прошлой конференции и решили расширить список тем. Затем начался поиск спикеров.

Каждый, кто претендовал на выступление в рамках EVEconf, тщательно «расследовался». Узнавалось про опыт работы, практику публичных выступлений, обязательно просили видео, чтобы посмотреть, как человек говорит. Изначально мы выбирали спикеров из 450 имен. Затем составили список из 150 топовых кандидатур и стали рассылать приглашения. В итоге из 150 человек у нас согласились выступать 82. За время конференции они озвучили 268 тезисов и, кроме своих лекций, провели еще 12 круглых столов. Для сравнения, в 2015 году у нас было всего 2 круглых стола.

2

На EVEconf 2016 выступили представили ведущих event-агентств, брендов и крупных городских СМИ, а также организаторы масштабных мероприятий разного формата. Среди них были представители Louder, Departament Event Marketing, «Стейдж Энтертейнмент», «Ведомости & The Moscow Times», ХПО «Москва», Universal Music Russia, Ahmad Tea in Russia, TimePad, «ЦереброТаргет».

1


Программу поделили на 3 потока (стандарт, профи и практика), чтобы каждый участник смог получить максимально полезную информацию. Спикеры рассказали об организации крупных городских событий, о специфике работы в регионах, о юридических тонкостях и продвижении.

Конференция длилась три дня. 27 и 28 апреля прошла основная программа, затем состоялся VIP-день, где участники вместе с экспертами разбирали собственные кейсы. А потом KudaGo устроил отличную вечеринку, где все смогли поделиться впечатлениями от EVEconf в дружеской обстановке. И, конечно, послушать хорошую музыку от групп «Пицца», «Градусы» и Mana Island.


Разговор с властью

Мы задумывали EVEconf не только как образовательное событие, но и как пространство для диалога. Причем для диалога организаторов не только между собой, но и с представителями государственных структур. Поэтому было особенно важно, что в первом дне конференции принял участие Владимир Филиппов, заместитель руководителя Департамента культуры Москвы. Вот его слова:


Культурные события являются важной составляющей жизни столицы. Правительство Москвы всегда готово к обсуждению новых интересных идей по формированию культурного облика города и проведению новых мероприятий. Мы хотим, чтобы такие события проходили на международном уровне и привлекали не только москвичей, но и гостей столицы. Как раз такие конференции дают возможность организаторам поделиться своим опытом, а чиновникам — донести своё видение культурной жизни столицы до организаторов. Вместе мы находим новые формы взаимодействия и интересные идеи для того, чтобы разнообразить культурную жизнь  города.


Что дальше?

Конечно же, третья EVEconf. Вас снова ждут максимально полезные доклады, авторитетные спикеры, круглые столы и новые возможности. Уверена, что с помощью конференции мы продолжим менять российский event-рынок в лучшую сторону. Хотите присоединиться? Легко! Команда KudaGo и я лично всегда открыты для новых предложений! 

comments powered by HyperComments
Екатерина Иванова
Project manager в KudaGo