АВТОРСКИЕ КОЛОНКИ АЛЕКСАНДРА ЧИЧКИНА

Новый формат деловых мероприятий – быстрые переговоры

 

Замечали, как мы все больше боимся потерять время? Выпить кофе, перекинуться парой фраз с коллегой и даже сходить в уборную в течение рабочего дня становится все сложнее. «Спс», «ок» и тому подобное попирают строгие законы деловой переписки. А руководство по тайм-менеджменту для многих стало святым писанием. Существенный рост интенсивности бизнес-процессов приводит к появлению новых форматов деловых мероприятий: быстрых, конкретных и эффективных. Один из них пришел к нам, как водится, с Запада.

 

Speed networking

speed networking

Один зал, много парт и строгие надзиратели. Думаете, это школьники сдают ЕГЭ? Нет, это представители бизнеса проводят переговоры. Массовые переговоры. Порядок таков: в одном просторном помещении устанавливается порядка 50 рабочих мест (стол + по два стула с каждой стороны), которые образуют отдельные «островки». За каждым столом сидят по 2 бессменных представителя фирмы – покупателя и по 2 и более представителя компаний, готовых предложить свой продукт или услугу. Это зона переговоров, где и происходит само «действо».

Объявляется старт, и все участники одновременно начинают общение. По щелчку, а точнее – по сигналу, представители фирм-продавцов переходят за другой стол, строго следуя заранее намеченному графику переговоров. Такой «танец продавцов» повторяется по истечении каждого нового раунда.

Всего за 4 часа проводится 16 раундов по 15 минут. Итого порядка 800 деловых встреч за половину рабочего дня. Эффективность зашкаливает, не правда ли?

На старт, внимание, переговоры

person-apple-laptop-notebook1

Особое внимание в данном формате уделяется таймингу. Начать нужно ровно в установленный час. Ни минутой раньше, ни минутой позже. На проведение презентации услуг/товаров компаниям отводится ровно 15 минут. За соблюдением временного регламента следят как сами участники, так и организаторы. Для этого на большом экране отображается таймер обратного отсчета, неприятно тикающий в течение последней, «прощальной» минуты раунда. Кроме того, можно включить голосовое оповещение или пустить запись, где приятный тембр объявляет неприятные новости – время истекло, следующий. Особо непонятливым иногда требуется мягкое, но настойчивое напоминание представителей в зале.

Будь готов – всегда готов!

Для того чтобы весь этот процесс действительно работал «как часы», требуется тщательная подготовка. Не будем останавливаться на предшествующей дню переговоров работе целого отдела по формированию графика встреч, сведению нужных друг другу компаний, устранению накладок и прочего. Поговорим о тех мелочах, что могут в миг перечеркнуть всю эту работу.

В первую очередь, необходимо продумать логистику гостей. Гардероб-регистрация- кофе-брейк- зона переговоров. Все должно располагаться рядом. Для того чтобы участники успели сориентироваться и взбодриться перед бизнес-марафоном, стоит дать хотя бы 45 минут на кофе с круассаном. Зону, где гости ожидают начала переговоров, нужно искусственно сузить, чтобы проще было обеспечить присутствие всех участников к стартовому сигналу.

Обязательно предусмотреть ситуации, когда кто-либо из компаний не приходит или сильно задерживается. Это может стать большой проблемой и ввести и без того нервничающего участника в панику. Задача организатора в этом случае – «быть как флэш». Свести вместе тех, кто по воле случая остался без собеседника, занять приятной беседой, угостить кофе, пообещать компенсацию взамен потраченного времени.

И мы – счастливы

Не стоит говорить, в каком восторге пребывают люди, привыкшие бродить по закоулкам многочисленных конференций, выставок и других крупных мероприятий, буквально вылавливая нужных людей. Здесь вы точно знаете, кто будет вашим собеседником, как его зовут, в какой должности он трудится. Вы точно знаете, что он компетентен в нужных вопросах и является лицом, принимающим решения.

А главное – такой формат подойдет для различных сфер бизнеса. Сейчас он наиболее популярен в ритейле, развивается в сфере HoReCa и может быть применим везде, где есть покупатели и продавцы, где требуется налаживать поставки, находить исполнителей, заказывать услуги.

Формат вполне адаптивен и может стать корпоративным инструментом для формирования и обновления пула поставщиков одной крупной компании.

 

 

comments powered by HyperComments
Александра Чичкина on Facebook
Александра Чичкина
Профессиональный организатор бизнес-мероприятий
Организация и PR сопровождение деловых ивентов