ПАРТНЕРЫ СТАТЬИ

Радислав Гандапас — Пресс-конференция: шагаем сами (часть первая)

«Последнее слово всегда остается за общественным мнением»

Наполеон I

Шаг на месте

Если вы читаете этот материал, значит, рано или поздно, собираетесь провести пресс-конференцию. В этом случае, советую не спеша подумать. Если ваш информационный повод не тянет на новость, или вы не готовы сделать всё на высшем уровне, пресс-конференция может сработать против вас.

Журналисты ценят свое время и не простят вам приглашения на мероприятие, где они не только не получили ценной информации, но и стали свидетелями неумелых попыток произвести впечатление. Я был свидетелем и участником десятков пресс-конференций. Как правило, всё это проходит очень скучно. И даже фуршет не спасает. Если вы затеяли любительский спектакль — не ждите оваций, как в «Ла Скала». А если всё же решили рискнуть — бог в помощь, и делаем шаг вперед.

Шаг первый: выбираем место и время

Лучшие дни: вторник, среда, четверг. Почему не подходит понедельник, и так понятно. Пятница не подходит потому, что ваш материал уже не попадет в субботний, самый тиражный и читаемый, выпуск газет. Во вторничный выпуск он тоже, скорее всего, не попадет, так как уже не будет новостью.

Лучшее время — вторая половина дня. Только не слишком поздно. Ваша пресс-конференция только для вас — событие. Для журналиста она — повседневная работа. Вы очень радуетесь, когда вам приходится задерживаться на работе допоздна или работать в выходные?

Мне приходилось собирать журналистов на пресс-конференцию группы «Браво» в субботу. Я протестовал, но устроители гастролей сказали, что другого дня просто нет. Пришлось работать. Теория подтвердилась: несмотря на интерес к группе (тогда в составе только-только появился Роберт Ленц после ухода Валерия Сюткина), журналистов собралось крайне мало. Запахло провалом. Но меня выручили музыканты «Браво» — они тоже не приехали.

Прежде чем назначить дату, убедитесь, что в этот день не запланировано событие, по масштабу большее, чем ваше. Обижайтесь или не обижайтесь, но журналистов на всех не хватает. Они, по-видимому, будут там, где происходит что-нибудь покрупнее. Если в один день с пуском конвейера на вашем предприятии состоится запуск космического корабля на Соборной площади, чтобы увидеть хоть одного журналиста, вам придется пойти на Соборку.

Даже если день и время выбраны удачно, на количество журналистов в зале может повлиять место пресс-конференции. Оно должно быть там, куда репортеры без проблем смогут добраться на общественном транспорте.

Потом вы с первого взгляда научитесь определять, насколько подходит помещение для пресс-конференций. А пока — несколько наблюдений. Зеркала мешают телеоператорам, колонны мешают входящим и выходящим, шум из окон мешает всем. Трижды я был соучастником пресс-конференций, которые проходили в приемной начальника порта. При этом офис не прекращал работы. Сотрудники в трех метрах от телекамер и диктофонов отвечали на телефонные звонки, отправляли факсы. Комментировать?

Составьте программу пресс-конференции. Она может выглядеть так:

  • 15:30 – прибытие участников, регистрация, кофе;
  • 15:45 – выступление;
  • 16:15 – вопросы и ответы;
  • 16:30 – фуршет.

Шаг второй: приглашаем средства массовой информации

Однажды мой приятель, опытный руководитель известной компании, проводил пресс-конференцию. По времени она должна была уже начаться, а он всё ждал прибытия прессы. В зале было 5 человек. Я спросил его, как он приглашал журналистов. Оказывается, он просто разослал факсы через секретаря. И всё. Я ему сказал, что можно спокойно начинать, больше никто не придет.

Долой иллюзии! Прессу можно либо очаровать, либо завоевать, либо взять измором. Последнее — легче всего. Первое приглашение пошлите за неделю, второе — за 3 дня до пресс-конференции. Не экономьте: пусть приглашения разнесет курьер и передаст лично в руки. Не позднее чем за сутки сделайте контрольный обзвон. Во-первых, узнаете, получили ли  ваше приглашение вообще, во-вторых, напомните о себе. И, в конце концов, сможете рассчитать, сколько участников следует ждать.

Но для начала вам потребуются имена людей, с которыми вы будете общаться. Если у вас нет постоянного контакта с прессой, лучше составить базу данных.

Сделайте анкету из следующих пунктов:

  • название издания\канала;
  • адрес    (фактический);
  • номер телефона, факса, e-mail;
  • дни выхода (для ТВ — время выхода);
  • фамилия, имя, отчество главного редактора\генерального директора;
  • контактные лица.

Вы можете разослать эту анкету по СМИ либо позвонить в редакцию и получить данные по телефону. Внесите информацию в компьютер.

Этот список придется постоянно корректировать и пополнять. Старайтесь контактировать с одними и теми же сотрудниками СМИ. Возможно, со временем, с кем-то из них у вас сложатся дружеские отношения, и он будет проталкивать ваши материалы.

Можно ли приглашать на пресс-конференцию нежурналистов? Я считаю, это даже полезно. Лишь бы они были в теме. Они могут даже задавать вопросы и направлять ход пресс-конференции в нужное вам русло. Я сам много раз выступал в качестве подсадной утки и склонял к этому других. Не помню, чтобы кто-то протестовал.

Пресса нетерпелива. Журналисты будут норовить раньше других получить дополнительную информацию. Они взрослые люди, перевоспитывать их поздно. Но у этого есть плюс — материал может быть опубликован еще до события. Используйте эту возможность.

У вас в фирме должна быть четко отработана процедура ответа на звонки журналистов. Должен быть назначен сотрудник, который будет на эти вопросы отвечать. Сотрудники с партизанским прошлым, которые прошли допрос, но не выдали боевых товарищей, в этом случае не подходят. На каждый звонок должен следовать немедленный ответ. Трубку «горячего телефона» следует брать как можно скорее. Если после третьего звонка телефон никто не взял, это считается признаком непрофессионализма. Впрочем, четвертого звонка можете уже и не услышать.

Шаг третий: составляем пресс-релиз

Для чего он нужен? Так журналисты получают «рыбу» будущего материала. Вряд ли стоит рассчитывать, что репортер вложит весь свой талант, чтобы отобразить происходящее на вашей пресс-конференции. А если у него есть пресс-релиз, то он может добавить от себя совсем немного и получить готовый репортаж. Более того, он может опубликовать его, даже не приходя на пресс-конференцию.

Организаторам от пресс-релиза своя выгода: у вас будет гарантия, что события, даты и имена не будут искажены, а главную мысль передадут адекватно.

Пару раз я имел лишний повод посмеяться, когда пресс-конференция отменялась, а через день в какой-нибудь газете о ней выходил подробный отчет. От не пришедших, но получивших пресс-релиз репортеров. Самый наглый даже опубликовал блиц-интервью с ньюсмейкером, который не смог прилететь на пресс-конференцию из-за непогоды и сидел в аэропорту другого города.

Первый абзац пресс-релиза называется «лид». Его лучше выделить курсивом. В нем надо написать важнейшую информацию. Каждый следующий параграф будет сообщать читателю менее важные данные. Когда вам длинноваты брюки, где вы их укорачиваете, вверху или внизу? Если для вашего пресс-релиза в газете будет слишком мало места, редакторы отрежут последние абзацы. Поэтому самое важное изложите вначале. Дальше пишите в порядке убывания значения.

 

Девять Nota Bene при подготовке пресс-релиза:

 Поставьте две даты. Одна будет раскрывать время, когда был написан пресс-релиз, вторая — когда его следует обнародовать. Например: «Для публикации не ранее 15 марта».

  1. Укажите контакты — имя и телефон человека, к которому можно обращаться с вопросами.
  2. Придумайте заголовок. Журналисты очень часто изменяют их, не обижайтесь.
  3. Печатайте пресс-релиз на фирменном бланке.
  4. Печатайте пресс-релиз черным цветом, используя шрифт «Таймс».
  5. Печатайте только на одной стороне листа.
  6. Оставляйте поля.
  7. Печатайте с двойным интервалом.

  Если пресс-релиз занимает больше одной страницы, внизу каждой страницы поставьте «далее». Всегда ставьте в конце пресс-релиза значки ###.

С чего начать? Начните с интригующего утверждения, поражающих статистических данных или провокационного вопроса.

Дураков теперь мало. Еще меньше журналистов, которые сделают вам бесплатную рекламу. Если ваш пресс-релиз будет похож на рекламный материал, над вами либо посмеются, либо вы получите по факсу счет за размещение.

Пишите о проблемах читателей. Подавайте нужную вам информацию так, чтобы было видно, как эти факты повлияют (лучшим, конечно же, образом) на их жизнь. Будем откровенны: здесь определенных натяжек не избежать. При этом помните, что журналисты тоже читатели.

Заголовок должен привлекать внимание. Его следует писать, когда материал готов. Скажу больше, он должен быть связан с материалом. Не пожалейте времени на него. Часто именно интересный заголовок определяет успех всего текста.

Будьте скромнее. У прессы, кроме вас, есть много других важных тем. Поэтому текст должен занимать не больше одной страницы. Приложите логотип фирмы и\или фото. Редакции теперь экономят на штатных фотографах, так что ваша картинка имеет большие шансы быть опубликованной. Значит, замеченной читателями. А вам, надеюсь, этого и надо. Образованным людям излишне говорить, что картинка должна быть с разрешением не менее 300 dpi.

Постарайтесь ограничить каждое предложение в пресс-релизе двадцатью словами. Пишите предложения коротко и просто, опускайте цветистые прилагательные и многословные определения, но никогда не жертвуйте фактами. Абзацы тоже должны быть как можно короче. Весь пресс-релиз должен быть как можно короче.

Создавайте текст от лица журналиста. Хотя материал и предоставляется вашей фирмой, желательно, чтобы он был готов к прямой публикации.

Тщательно проанализируйте пресс-релиз. Сжимайте, редактируйте, совершенствуйте. Проверьте всю орфографию и пунктуацию. Дайте кому-нибудь прочитать его. Попросите высказать свое мнение (желательно, критическое).

Кстати, релиз, может быть составлен и после пресс-конференции в прошедшем времени (это называется пост-релиз)  и направлен всем журналистам. В первую очередь тем, кого не было.

Совет бывалого: никогда не отсылайте пресс-релиз в редакцию, пока его не одобрят на всех бюрократических ступеньках в вашей компании. Не просто покивают, лишь бы вы отвязались, а поставят подпись. Опыт показывает, что просьба подписаться заставляет прочитать ваше творение более внимательно. После того, как подпись поставлена, ответственность вы уже делите на двоих.

 

Все части статьи «Пресс-конференция. Шагаем сами»

Часть первая

Часть вторая

Часть третья

Часть четвертая 

comments powered by HyperComments
Редакция KudaGo