Радислав Гандапас — Пресс-конференция: шагаем сами (часть четвертая и последняя)

«Последнее слово всегда остается за общественным мнением»

Наполеон I

Шаг седьмой: говорим и показываем

Спросите себя: что я могу я показать слушателям? Картинки, таблицы, графики, схемы, рисунки, карты… Визуальные средства вносят в ход пресс-конференции разнообразие, позволяют вам удержать внимание аудитории, а самой аудитории — лучше запомнить, о чем вы говорите.

Подбирая материал для презентации, располагайте его так, чтобы последовательность зрительных образов обеспечивала повышение эмоционального напряжения (в хорошем смысле слова). Изображения комментируйте кратко и точно, связывая одну картинку с другой. Нельзя сначала показать картинки, а потом сделать доклад. Всё должно быть всё параллельно. После картинок самый хороший доклад воспринимается тяжело. «Слово — плохой конкурент изображению».

Нужно тщательно продумать технические детали и провести репетицию с проектором. Технические сбои всех видов вызывают раздражение публики. Проверьте заранее, чтобы изображение соответствовало экрану, слайды шли в правильном порядке и вообще всё запускалось, переключалось и работало.

Наглядные материалы показывайте только тогда, когда они нужны. Нельзя их развешивать или проецировать на экран заранее. Сразу убирайте то, о чем уже сказано.

Если есть возможность показать сам объект — замечательно. Но и здесь не обходится без курьезов. Я участвовал в подготовке презентации Motorola. Организаторы привезли огромный надувной пейджер. Он полностью оттянул на себя внимание. Однако всё происходило в те годы, когда у нас о пейджерах еще не слышали. Участники спросили, что это. Организаторы начали абстрактно объяснять, что перед ними «пейджер, ну такая маленькая штука»… Ни у одного не нашлось с собой реального пейджера, на котором можно было показать, как всё работает. Так у публики осталась твердая убежденность, что пейджер — это «большое надувательство».

Шаг восьмой: отвечаем на вопросы

Вопросы и ответы — это такая игра, в которой не должно быть проигравших. И пострадавших. Но как быть, если возникло ощущение, что на вас нападают? Вам, естественно, захочется защититься и дать сдачи. Увы, если вы решили стать звездой публичных выступлений, вам придется отказывать себе в этом удовольствии. Попробуйте получить удовольствие от своей выдержки и спокойствия. Но помните, что гораздо легче сохранять спокойствие, чем его имитировать.

Что делать, если кто-то с вами не соглашается? Выслушайте его внимательно. «Слушайте глазами», чтобы он чувствовал, что вы серьезно взвешиваете его точку зрения. И никогда не возражайте в открытую — тут обязательно начнется катавасия, на которую вас, возможно, и провоцируют. Действуйте осторожно. Не показывайте смущения от возражений или провокационных вопросов. Согласен, это легче сказать, чем сделать, но выработка такого навыка реальна и достигается на специальных тренингах.

Начните ответ так: «Спасибо за острый вопрос». Или: «Проблема, о которой вы говорите, действительно существует». А дальше примените банальный студенческий прием: выдавайте ту информацию, которую знаете или которую считаете нужной. Например: «Чтобы разобраться в вашем вопросе квалифицированно, нужно рассказать вот о чем»… Вы много раз наблюдали, как этот прием применяют звезды политики и шоу-бизнеса. Полагаете, они сами до этого додумались? Вряд ли, с ними работают профессионалы.

Но что делать, если у вас нет ответа? Вообще нет. Никакого. Если не знаете, так и скажите: «У меня сейчас нет данных». Или: «Не знаю». Это лучше, чем «без комментариев». Запишите вопрос и скажите тому, кто его задал, что ответите через определенное время. Например, в течение 24 часов — это всегда хорошо звучит. Записывая на виду у всех, вы показываете, что считаете вопрос важным.

Если вы в чем-то ошиблись, и вас засекли, сразу признавайте ошибки и приносите извинения. В противном случае ваши ошибки с наслаждением будут смаковать журналисты.

Бывает и так, что из-за волнения или из-за неопытности журналист задает маловразумительный вопрос. В этом случае можете выбрать один из вариантов:

Попросите повторить вопрос. Скорее всего, он станет короче и внятнее.
Повторите вопрос так, как вы его поняли.
Попросите несколько минут на размышление (продолжая параллельно отвечать на другие вопросы). За это время о том вопросе могут просто забыть.

Что делать, если задают сразу по 2-3-4 вопроса? Сойти с ума. Ибо удержать в голове несколько вопросов невозможно даже для опытного оратора. Впрочем, есть еще один вариант: заранее позаботьтесь, чтобы этого не случилось. Ведь организаторы пресс-конференции вправе объявить любой регламент. Если вы предполагаете большое количество вопросов, скажите в самом начале: «Мы знаем , что количество журналистов, желающих задать вопросы, велико. Но время пресс-конференция ограничено, поэтому просим вас задавать только по одному вопросу». Впрочем, подобный шквал вопросов я наблюдал только на пресс-конференции Бориса Гребенщикова, которую сам и организовал. Это была одна из первых моих пресс-конференций, и такой развязки я не предусмотрел. В зал набилось огромное количество народу, которое мало имело отношение к средствам массовой информации. Половина «журналистов» разместилась на полу, и каждый норовил задать вопросов по десять, охватив максимальное количество аспектов бытия.

Так вот, когда обнаружатся попытки нарушить регламент, нейтрализуйте их фразой: «Мы договорились задавать по одному вопросу».

Как поступить, если вместо вопроса следует самовыражение журналиста или другого участника пресс-конференции? «Пользуясь случаем, я хотел бы вам сказать»… Можно прервать монолог разъяснением, что форма пресс-конференции не предполагает дискуссию или даже обмен мнениями. Еще лучше произнести короткую фразу: «Сформулируйте, пожалуйста, ваш вопрос».

Порядок вопросов регулируется очередностью поднятых рук. Бывает и такое, что вопросов нет. Вы стоите как дурак и улыбаетесь, а в зале гробовое молчание. В чем же дело? Причина в вас.

Произошло что-то одно:

Вы слишком затянули свою речь.
В своем выступлении вы задели больное для аудитории место.
Вы так и не смогли увлечь, заинтересовать.
В середине вашего выступления слушатели потеряли нить.

Моя личная статистика показывает, что чаще всего случается первое и последнее. Не пытайтесь замести проблему под ковер. Никаких оснований для паники. Снова возьмите себя в руки.

Вы, наверное, уже догадались, что всё нужно было подготовить заранее. Можно попросить знакомых журналистов задать какие-нибудь вопросы для затравки. Можно поручить это сотрудникам вашей организации. Наконец, можно произнести фразу: «Перед пресс-конференцией мне передали несколько записок (поступило несколько звонков) с вопросами». Вы говорите: «Хитрость»? Я отвечаю: «Стратегия».

Подготовка к пресс-конференции включает в себя составление списка возможных вопросов и ответов. В администрации президента США работает специальная команда, которая накануне конференции обобщает информацию об аккредитованных журналистах: их семейное положение, послужной список, высказывания и поведение на других пресс-конференциях, их взгляды. И на основании этих данных команда делает прогноз возможных вопросов. Сколько вопросов они угадывают? До 80%! И на все эти вопросы будут заготовлены и отрепетированы ответы, придуманы остроты и отточена мимика.

Вот вам краткая инструкция:

Старайтесь предвидеть, какие вопросы вам зададут.
Запишите их на листке бумаги, оставляя после каждого по 6 строк.
Вернитесь к началу и ответьте на все вопросы, фиксируя ответы на диктофон.
Теперь прослушайте, что вы наговорили.
Сделайте под вопросами пометки, зафиксируйте яркие фразы.
Снова запишите ответы на пленку, подглядывая в листок с пометками.
Прослушайте пленку перед пресс-конференцией.

Помните, что ответы на вопросы могут исправить или испортить впечатление от всего выступления.

Что делать, когда вы уже стоите перед микрофоном:

Не спешите отвечать на вопрос. Не пытайтесь сообщить слушателям всё, что вам известно по данному поводу. Нельзя превращать свой ответ в дополнительную лекцию. Он должен быть предельно кратким.
Если вопрос задан четко, но тихо, его необходимо повторить для всех.
Никогда не уходите от вопросов, которые звучат как вызов. Ответ обязателен! Только сохраняйте выдержку и чувство юмора.
Если слушатель воспользовался правом задать вопрос, чтобы высказаться, нужно его выслушать и сказать примерно следующее: «Спасибо за ценное дополнение».
Польстите себе, что любые вопросы говорят о том, что ваше выступление слушали.

Шаг девятый: подводим итоги

Когда ведущий говорит: «Спасибо и до свидания», — пресс-конференция не заканчивается. Журналисты, как правило, подходят к ньюсмейкеру, чтобы получить дополнительную информацию. Даже если у вас нет времени, найдите возможность сказать репортеру пару слов. В крайнем случае, дайте контакты для связи с вами.

В день мероприятия (максимум — утром следующего дня) отправьте материалы заинтересованным журналистам, которые не смогли прийти. Отправьте благодарности всем, кто должен их получить. Организуйте заседание, на котором вы проанализируете сильные и слабые стороны конференции. Как бы ни прошло мероприятие — никого не ругайте. Постарайтесь сконцентрироваться на том, как максимально использовать новый опыт, чтобы улучшить работу.

Внимание! Велик соблазн облегченно вздохнуть, перекреститься и забыть обо всем. Но это было бы непрофессионально. Вам предстоит сделать то, что у нас не делает почти никто. Вы проводите пресс-клиппинг — анализ материалов, которые вышли о вас в СМИ. Это необходимо, чтобы определить степень эффективности вашей пресс-конференции и сформировать планы на будущее.

Пресс-клиппинг — дело простое. Советы тут не нужны, справитесь. Если вы проводите пресс-конференцию по заказу, постматериалы станут вашим главным оправдательным документом. Если в СМИ будет достаточное количество нужных отзывов, вам простят всё, что произошло во время пресс-конференции и подготовки к ней. Так что сохраните копии статей.

Теперь, когда мы вместе прошагали весь этот нелегкий путь, посмотрите на 15 контрольных вопросов: