ПАРТНЕРЫ СТАТЬИ

Радислав Гандапас — Пресс-конференция: шагаем сами (часть вторая)

«Последнее слово всегда остается за общественным мнением»

Наполеон I

           

Шаг четвертый: принимаем гостей

Самых коммуникабельных и приветливых сотрудников назначают в группу, которая встречает спикеров и журналистов. Группа размещается у входа, за столом с надписью «Регистрация участников».

Функции группы:   

  • поприветствовать гостя;
  • попросить его представиться и сделать отметку, что он пришел, в списке приглашенных (список стоит приготовить заранее);
  • вручить комплект раздаточных материалов и сувениры;
  • представить, если требуется, директору компании или ответственному за пресс-конференцию;
  • показать дорогу или проводить в конференц-зал.

Здесь негативных примеров хоть отбавляй. Часто руководители назначают сотрудников в группу приветствия, исходя из внешних данных. Среди контингента с хорошими параметрами встречаются девушки со стервознейшим характером. Нервность и необычность обстановки, неопределенность функций выступают катализатором его проявления. Это называется «Слабонервных просим удалиться». Формы проявления бывают самые разнообразные. Бывает, например, гипертрофированная стеснительность. Сотрудница при этом притворяется элементом интерьера и молчит, как на допросе. Эффект соответствующий.

Однажды щедрые организаторы выгрузили на стол регистрации гору копеечных ручек и зажигалок (даже без логотипа) и пригласили «уважаемых журналистов» угощаться «кто желает, если не возражаете». Почему-то никто не угостился. Атмосфера неловкости устойчиво сохранялась на протяжении всей акции.

Для представителя СМИ пресс-конференция начинается тогда, когда он отправляется по указанному в приглашении адресу. Понятно, что место встречи он непременно найдет. Однако от того, как долго он будет его искать, зависит настроение журналиста, которое, в свою очередь, может отразиться на материале.

Изготовьте указатели: объявления на входе в здание, где будет проходить пресс-конференция (с обозначением этажа и комнаты); стрелки с текстом «Пресс-конференция» внутри здания; таблички на двери конференц-зала; указатели «Регистрация» на столе, где фиксируется прибытие журналистов.

Уместен указатель «Гардероб», особенно если он расположен не на виду. Иначе журналисты будут проходить в зал в верхней одежде и развешивать ее на стульях. Это придаст помещению, которое вы так тщательно готовили, неопрятный вид и создаст  нежелательную атмосферу.

Нагрудные указатели (бейджи) с ФИО сотрудника и названием компании должны иметь все организаторы. Чтобы журналисты видели, к кому они могут обратиться по всем вопросам. Не вставляйте в бейдж визитку. Достаточно одного имени, но написанного крупно.

Каждый журналист должен получить максимум информации в письменном виде, чтобы ему было проще написать о вашей пресс-конференции.

Такой набор может включать в себя:

  • пресс-релиз;
  • информационный листок об официальных лицах, которые будут выступать;
  • копии произнесенных речей;
  • буклет о компании или о спонсоре события;
  • фотографии.

Всё это укладывается в специальную папку с двумя кармашками. Можно напечатать ее на заказ, можно наклеить на обычную папку стикер с логотипом компании. В одном из кармашков — визитная карточка. Основной элемент такого комплекта — буклет. Обычно он включает короткие сведения о вашей фирме (история создания, главные направления деятельности, планы развития). Ещё положите туда, если есть, копии предыдущих статей о вас. Это поможет сделать журналистам расширенный материал. Помогайте друг другу!

На стол, за которым будут сидеть участники, поставьте таблички. Фамилия, имя, отчество ньюсмейкеров должны быть указаны полностью, достаточно крупно и повторены на обратной стороне (чтобы они без труда смогли найти свое место). Не стоит указывать на табличках другие данные об этих уважаемых людях. Во-первых, этого все равно не будет видно. Во-вторых, имя придется писать мельче, и в итоге не будет видно вообще ничего.

На стене, за столом участников, повесьте ваш логотип. В этом случае он с наибольшей вероятностью попадет в поле зрения видеокамер. Даже если камер нет — его стоит повесить. Невнятная ксерокопия не годится. Изготовьте его на заказ. Размер должен быть не меньше, чем 40х60 см.

Желательно каждого спикера обеспечить:

  •     микрофоном;
  •     бутылкой минеральной воды;
  •     стаканом;
  •     бумагой и ручкой для записей.

Шаг пятый: встречаем ньюсмейкеров

Вы, конечно, поняли, что речь идет о тех несчастных, которые будут вынуждены отвечать на вопросы.

Если до пресс-конференции не дойдут несколько журналистов, будет досадно, но не смертельно. Если ее не найдет ньюсмейкер — дело дрянь. Встретьте его у входа в здание, ему это положено по статусу. Предусмотрите помещение, где он мог бы присесть перед началом, выпить чашку кофе, поговорить с организаторами.

Необходимо четко прояснить продолжительность вступительной речи, последовательность выступлений, количество времени на вопросы и ответы. Такая прелюдия помогает снять напряжение, установить первичный раппорт между ньюсмейкером и ведущим, настроиться на нужную волну.

Сколько человек сажать в президиум? Чем меньше, тем лучше, чтобы не было похоже на торжественное заседание. На моей памяти был случай, когда количество сидящих в президиуме и в зале совпадало. Комичное зрелище.

Распределение ролей на пресс-конференции. Ньюсмейкер и ведущий. Первая роль предполагает ответственность за информацию. Вторая — за то, как будет идти пресс-конференции. Ведущий приветствует гостей, представляет участников, регулирует поступление вопросов, следит за регламентом, и, наконец, прерывает деловую часть, чтобы пригласить всех на фуршет.

Часто на эту роль приглашают профессиональных актеров и свадебных заводил. Их приходится время от времени осекать, чтобы не входили в раж. Хорошо, если у них уже есть опыт участия в бизнес-акциях, плохо, если нет. Тогда ждите сюрприза!

Пресс-конференция началась. Можно ли затягивать открытие пресс-конференции? Да, отступление от объявленного времени на 5-10 минут допустимо и даже желательно. За это время подтянутся опоздавшие. Однако разрыв более 15 минут чреват осложнениями: аудитория начнет раздражаться.

Как долго проводить пресс-конференцию? Оптимальная продолжительность — 30-60 минут. К исходу часа внимание журналистов ослабевает, ощущение солидности постепенно утрачивается. Поэтому, даже если вопросы не иссякли, имеет смысл прекратить пресс-конференцию искусственно. Но сделайте это искусно, без грубостей. Пусть все участники еще раз почувствуют то уважение, которое вы к ним испытываете.

 

Все части статьи «Пресс-конференция. Шагаем сами»

Часть первая

Часть вторая

Часть третья

Часть четвертая 

 

comments powered by HyperComments
Редакция KudaGo